Quanto custa um funcionário CLT em 2026: encargos, provisões e simulação

Atualizado em 06/10/2026 | Por João Ricardo, contador

"Quanto vai me custar contratar alguém com carteira assinada?" É uma das perguntas que mais ouço de dono de empresa, e quase sempre a pessoa já chega com um número na cabeça: "dizem que é o dobro do salário". Às vezes é menos que isso, às vezes passa perto. Depende do regime tributário, da atividade e do que entra na conta.

Neste artigo eu abro todos os encargos e provisões de um funcionário CLT em 2026, item por item, com a base legal de cada um. No fim, faço a simulação de um salário de R$ 3.000 no Lucro Presumido, no Lucro Real e no Simples Nacional, para você ver quantas vezes o salário o funcionário custa em cada caso.

Resposta direta: fora do Simples Nacional, um funcionário CLT custa em média cerca de 1,5 vez o salário por mês, somando 13º, terço de férias, INSS patronal de 20%, RAT ajustado pelo FAP, contribuições de terceiros (5,8% em comércio e indústria), FGTS de 8% e vale-transporte. No Simples Nacional, nos Anexos I, II, III e V, o INSS patronal já está no DAS e o custo direto cai para cerca de 1,25 vez o salário. No Anexo IV, ele volta para perto de 1,5 vez. Os números exatos dependem da sua empresa.

O que entra no custo de um funcionário CLT

O custo de um empregado tem três camadas. A primeira é o que ele recebe. A segunda são os encargos que a empresa paga sobre essa remuneração. A terceira são os benefícios obrigatórios.

O INSS que aparece descontado no holerite do funcionário (de 7,5% a 14%, por faixa) não é custo da empresa. Ela só retém e repassa. O mesmo vale para o imposto de renda retido na fonte.

Encargos sobre a folha: INSS patronal, RAT, terceiros e FGTS

INSS patronal de 20%

É a contribuição previdenciária da empresa, prevista no art. 22, I, da Lei 8.212/1991. Incide sobre toda a remuneração do empregado, sem teto: salário, horas extras, comissões, adicionais, 13º e férias com o terço. Se você quer entender a fundo como ele funciona em cada regime, explico no guia completo do INSS patronal.

RAT ajustado pelo FAP

O RAT é de 1%, 2% ou 3% da folha, conforme o grau de risco da atividade preponderante da empresa. Sobre ele entra o FAP, um multiplicador de 0,5 a 2,0 calculado para cada CNPJ com base nos acidentes e afastamentos. Na prática, o RAT ajustado vai de 0,5% a 6% da folha. O FAP de 2027 já está disponível e pode ser contestado em novembro de 2026; o passo a passo está em FAP 2027: como consultar e contestar.

Contribuições de terceiros

São as contribuições para salário-educação, INCRA e Sistema S, cobradas na mesma guia do INSS. O percentual depende do código FPAS da empresa. Em comércio (FPAS 515) e indústria (FPAS 507), o total é de 5,8% da folha. Em escolas e agências de publicidade, por exemplo, é de 4,5%. Expliquei a tabela completa no artigo sobre contribuição de terceiros e FPAS.

FGTS de 8%

Todo empregador deposita 8% da remuneração do mês na conta do FGTS do funcionário, até o dia 20 do mês seguinte, incluindo o 13º salário (Lei 8.036/1990, art. 15). O FGTS é devido em qualquer regime, inclusive no Simples Nacional, porque não faz parte do DAS (LC 123/2006, art. 13, § 1º, VIII).

Além do depósito mensal, existe o custo de saída: na demissão sem justa causa, a empresa paga uma indenização de 40% sobre o saldo de depósitos do contrato (Lei 8.036/1990, art. 18, § 1º). Não é um custo mensal, mas muita empresa já reserva esse valor, que equivale a cerca de 3,2% da remuneração (40% de 8%).

Provisões mensais: 13º salário, férias e terço de férias

Além do salário de cada mês, o funcionário tem direito a:

• 13º salário: um salário a mais por ano, pago em duas parcelas, a primeira entre fevereiro e novembro e a segunda até 20 de dezembro (Lei 4.749/1965, arts. 1º e 2º);
• Férias: 30 dias de descanso remunerado a cada 12 meses de trabalho;
• Terço de férias: um adicional de 1/3 sobre a remuneração das férias (Constituição, art. 7º, XVII).

Para não levar susto em dezembro ou no mês das férias, o contador faz a provisão mensal: separa 1/12 desses valores todo mês. Com um salário de R$ 3.000, as provisões ficam assim:

Um ponto que costuma confundir: o mês de férias não é um salário a mais. Durante as férias o funcionário recebe a remuneração das férias no lugar do salário daquele mês. O custo extra real das férias é o terço e o fato de a empresa pagar 12 meses por 11 meses trabalhados. Por isso, na conta anual, eu somo 12 remunerações mensais, o 13º e o terço.

Os encargos (INSS patronal, RAT, terceiros e FGTS) também incidem sobre o 13º, as férias gozadas e o terço. Detalho essa parte, com prazos e exemplo, em INSS sobre 13º salário e férias: a parte da empresa.

Vale-transporte: o desconto de até 6%

O vale-transporte é obrigatório quando o funcionário usa transporte público para ir e voltar do trabalho e pede o benefício. A empresa pode descontar do salário até 6% do salário básico e paga o que passar disso (Lei 7.418/1985, art. 4º, parágrafo único).

Exemplo: se o funcionário gasta R$ 300 por mês em passagens e ganha R$ 3.000, o desconto máximo é de R$ 180 (6%). A empresa paga os outros R$ 120. Se o gasto com passagens for menor que 6% do salário, o desconto fica limitado ao valor do benefício e a empresa não tem custo.

O vale-transporte pago na forma da lei não entra na base do INSS (Lei 8.212/1991, art. 28, § 9º).

Vale-refeição, plano de saúde e outros benefícios não são obrigatórios por lei, mas muitas convenções coletivas exigem. Antes de contratar, confira a convenção da categoria.

Simples Nacional x Lucro Presumido e Lucro Real

O regime tributário muda principalmente uma coisa: se a empresa paga ou não o INSS patronal e os terceiros sobre a folha.

No Simples, a contribuição patronal (CPP) é calculada dentro do DAS, sobre o faturamento, exceto para as atividades do Anexo IV, como construção, vigilância, limpeza e advocacia (LC 123/2006, art. 13, VI, e art. 18, § 5º-C). E toda empresa do Simples fica dispensada das contribuições de terceiros (LC 123/2006, art. 13, § 3º). Expliquei as regras do Anexo IV e do Fator R em INSS patronal no Simples Nacional. Se a empresa é de construção, ainda entra na conta o INSS de obra.

Um alerta para quem está no Simples: o funcionário não "sai de graça" em INSS. A CPP está dentro da alíquota do DAS, e você paga por ela de qualquer forma, com ou sem empregado. O que muda é que contratar mais uma pessoa não aumenta a guia do INSS.

Entre Lucro Presumido e Lucro Real, o custo do funcionário é o mesmo. Os encargos sobre a folha não mudam de um regime para o outro. A exceção são os setores que ainda estão na desoneração da folha em 2026, que pagam 10% sobre a folha mais uma parte sobre a receita.

Simulação: funcionário com salário de R$ 3.000 em cada regime

Simulação. Premissas: salário de R$ 3.000; comércio (FPAS 515, terceiros de 5,8%); RAT de 1% e FAP de 1,0 no Presumido e no Real; no Anexo IV, RAT de 3% e FAP de 1,0, porque atividades como obras e limpeza costumam estar no grau de risco mais alto; vale-transporte com custo líquido de R$ 120 para a empresa em 11 meses; sem horas extras, adicionais ou benefícios da convenção.

Remuneração anual (igual em todos os regimes)

Lucro Presumido ou Lucro Real

Simples Nacional, Anexos I, II, III e V

Simples Nacional, Anexo IV

Custo total: quantas vezes o salário

Duas formas de ler esse número:

1. Média por mês do ano. É a conta acima: custo do ano dividido por 12. Serve para orçamento e fluxo de caixa.
2. Custo por mês efetivamente trabalhado. O funcionário trabalha 11 meses e tira 1 de férias. No Lucro Presumido, R$ 55.240 ÷ 11 dá R$ 5.021,82 por mês trabalhado, cerca de 1,67 vez o salário. Essa é a conta certa quando você precisa de alguém no posto o ano todo e vai cobrir as férias com outra pessoa ou com hora extra.

E o famoso "custa o dobro do salário"? Só se aproxima disso quando entram itens que ficaram fora da simulação: RAT e FAP altos, horas extras habituais, adicionais de insalubridade ou noturno, benefícios da convenção, a reserva para a multa de 40% do FGTS e o custo de uma eventual rescisão.

Erros comuns na conta do custo de funcionário

• Usar o "custo do Simples" sem olhar o anexo. Empresa do Anexo IV paga INSS patronal e RAT por fora do DAS. Empresa de serviços que pode cair no Anexo V também precisa olhar o Fator R antes de decidir o salário.
• Esquecer o RAT e o FAP. Em atividade de risco grave, o RAT ajustado pode chegar a 6% da folha.
• Não provisionar 13º e férias. O custo existe todo mês, mesmo que o pagamento venha só em dezembro ou nas férias.
• Tratar desconto do funcionário como custo da empresa. INSS do empregado e IR retido saem do salário, não do caixa da empresa.
• Comparar regime tributário sem a folha. Para empresa com muitos funcionários, a diferença no custo da folha entre Simples e Presumido pode pesar mais que a diferença no imposto sobre o faturamento.

Se o custo da folha já está alto, existem caminhos legais para reduzir a parte do INSS. Separei o que é seguro e o que tem risco em como reduzir o INSS patronal legalmente.

Perguntas frequentes

Quanto custa um funcionário CLT para a empresa em 2026?

Fora do Simples Nacional, cerca de 1,5 vez o salário por mês, em média, somando 13º, terço de férias, INSS patronal de 20%, RAT, terceiros, FGTS de 8% e vale-transporte. Com salário de R$ 3.000, a simulação deste artigo chega a R$ 4.603 por mês no Lucro Presumido.

Quais são os encargos trabalhistas de um funcionário CLT?

Os principais são o INSS patronal de 20%, o RAT de 1% a 3% ajustado pelo FAP, as contribuições de terceiros (5,8% em comércio e indústria) e o FGTS de 8%. Eles incidem sobre o salário, o 13º, as férias e o terço de férias.

Empresa do Simples Nacional paga INSS sobre o salário do funcionário?

Nos Anexos I, II, III e V, não paga separado, porque a contribuição patronal já está no DAS. No Anexo IV, paga 20% de INSS patronal e o RAT por fora do DAS. Em todos os anexos, o FGTS de 8% é pago à parte e não há contribuição de terceiros.

Quanto a empresa pode descontar de vale-transporte?

Até 6% do salário básico do funcionário. O que passar disso é custo da empresa. Com salário de R$ 3.000 e gasto de R$ 300 em passagens, o desconto é de R$ 180 e a empresa paga R$ 120.

O custo do funcionário muda entre Lucro Presumido e Lucro Real?

Não. Os encargos sobre a folha são os mesmos nos dois regimes. O que pode mudar é a empresa estar em um setor com desoneração da folha, que em 2026 paga 10% sobre a folha mais uma parte sobre a receita.

Quer saber quanto um funcionário vai custar na sua empresa?

A simulação deste artigo usa premissas genéricas. Na sua empresa, a conta muda com o regime tributário, o anexo do Simples, o RAT e o FAP do seu CNPJ, o FPAS, a convenção coletiva da categoria e os adicionais da função. Em mais de 15 anos de escritório de contabilidade, vi muita contratação planejada com o custo errado, para mais ou para menos.

Me manda o salário que você pretende pagar, a função e o regime da empresa. Eu te devolvo o custo mensal e anual real dessa contratação, quanto disso é encargo e se faz sentido rever o regime ou o enquadramento antes de contratar. Nosso escritório fica no Tatuapé, em São Paulo, com atendimento em todo o Brasil, e você fala direto comigo.

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Fontes

• Lei 8.212/1991, arts. 22 e 28 (INSS patronal, RAT e base de cálculo): Planalto
• Lei 8.036/1990, arts. 15 e 18 (FGTS de 8% e indenização de 40%): Planalto
• Lei 4.749/1965, arts. 1º e 2º (pagamento do 13º salário): Planalto
• Lei 7.418/1985, art. 4º (vale-transporte e desconto de 6%): Planalto
• Lei Complementar 123/2006, arts. 13 e 18 (CPP no DAS, FGTS, terceiros e Anexo IV): Planalto
• Tabela de alíquotas por código FPAS, IN RFB 2.110/2022, Anexo III, com redação da IN RFB 2.321/2026: Normas Legais
• Lei 14.973/2024 (reoneração gradual da folha): Planalto

Este conteúdo tem caráter informativo e usa simulações. Não substitui a análise do caso concreto da sua empresa.