Como trocar de contador: passo a passo sem dor de cabeça

Atualizado em 02/10/2026 | Por João Ricardo, contador

Muita empresa fica anos com um contador que já não atende, por medo de que a troca vire bagunça: guia que ninguém paga, folha que atrasa, documento que some. Esse medo tem fundamento quando a troca é feita no improviso. Feita com método, ela é rotina.

Neste artigo eu mostro quando vale trocar, o que pedir ao contador atual, como ficam senhas e procurações, o que diz a norma do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) sobre o distrato e a responsabilidade de cada um, os cuidados com o mês da transição e um checklist para usar na prática.

Resposta direta: para trocar de contador sem dor de cabeça, (1) leia o contrato atual e respeite o aviso prévio, (2) contrate o novo contador antes de avisar o antigo, (3) formalize o fim com um distrato por escrito, que é obrigatório pela Resolução CFC 1.590/2020, (4) receba de volta livros, documentos e arquivos das obrigações entregues ao Fisco, (5) troque procurações e senhas de acesso, e (6) defina por escrito quem entrega as obrigações do mês da transição. Pela norma, o contador que sai responde pelas obrigações acessórias das competências do período dele, mesmo que vençam depois, salvo acordo em contrário.

Quando vale trocar de contador

Trocar por preço, sozinho, costuma ser um mau motivo. Os sinais que pesam mais são estes:

• Você só ouve falar do contador quando chega a guia. Ninguém revisa regime, anexo do Simples ou pró-labore há anos.
• Multas e atrasos se repetem. Obrigação entregue fora do prazo, guia errada, certidão negativa que nunca sai.
• Você não consegue resposta. Pergunta simples demora dias, ou cai sempre em alguém diferente.
• A empresa cresceu e a contabilidade não. Mudou de faixa no Simples, contratou funcionários, abriu filial, e o atendimento continua o mesmo.
• Ninguém olha o Fator R. Empresas de serviço que poderiam estar no Anexo III pagam pelo Anexo V por falta de acompanhamento. Explico isso em INSS patronal no Simples Nacional: Anexo IV e Fator R.

Se dois ou mais desses pontos aparecem, a troca provavelmente se paga.

O que diz a norma do CFC sobre a troca

A relação entre empresa e contador é regulada pela Resolução CFC 1.590/2020 (alterada pela Resolução CFC 1.703/2023) e pelo Código de Ética Profissional do Contador, a NBC PG 01. Os pontos que interessam a quem está trocando:

• Contrato escrito com cláusula de rescisão e aviso prévio. O contrato de serviços contábeis deve prever as condições para encerrar a relação, com prazo de aviso (Res. CFC 1.590/2020, art. 2º).
• Distrato obrigatório. O fim do vínculo exige distrato entre as partes, que estabelece quando cessa a responsabilidade de cada um. Se não for possível assinar o distrato, o contador deve notificar o cliente do fim da relação (art. 6º).
• Devolução de documentos. O distrato deve prever que a empresa recebe os documentos que estão com o contador, podendo indicar alguém por escrito para buscá-los (art. 7º). A forma e o prazo de devolução de livros, documentos e arquivos das obrigações entregues ao Fisco, inclusive os eletrônicos, devem constar do distrato (art. 9º).
• Demonstrações do período. Cabe ao contador que sai elaborar as demonstrações contábeis do período em que foi responsável técnico, salvo acordo diferente no distrato (art. 9º, parágrafo único).
• Obrigações do período dele. O contador que sai cumpre as obrigações acessórias cuja competência ocorreu durante o contrato, ainda que o prazo de entrega seja posterior, salvo cláusula em contrário (art. 10).
• Comunicação entre os contadores. O contador que sai deve informar ao novo responsável técnico os fatos de que ele precisa saber (art. 8º; NBC PG 01, item 4, alínea "l").

Em resumo: a norma protege a empresa, mas só funciona se a troca estiver no papel.

Passo a passo para trocar de contador

1. Leia o contrato atual

Veja o prazo de aviso prévio, a multa por rescisão (se houver) e o que o contrato diz sobre devolução de documentos. Isso define a data real de saída.

2. Escolha o novo contador antes de avisar o antigo

Avisar primeiro e procurar depois deixa a empresa sem ninguém no meio do mês. Contrate o novo, combine a data de início e só então comunique a saída.

3. Comunique a saída por escrito

Um e-mail ou carta com a data de encerramento, citando o aviso prévio do contrato. Mantenha o tom profissional: você ainda vai precisar da colaboração do contador atual para a transição.

4. Assine o distrato

O distrato deve trazer a data em que cessa a responsabilidade do contador atual, a lista do que será devolvido e em quanto tempo, e quem entrega as obrigações do último período. É o documento que evita o "isso não era comigo" depois.

5. Receba documentos e arquivos

Peça, no mínimo:

• livros contábeis (Diário e Razão) e balancetes dos últimos exercícios;
• arquivos das obrigações entregues: SPED Contábil (ECD), ECF, EFD, DCTFWeb, PGDAS-D e DEFIS (no Simples), declarações municipais;
• folha de pagamento: registros dos empregados, eSocial, FGTS, férias, rescisões e provisões;
• relatório de parcelamentos e débitos em aberto;
• controle do ativo imobilizado, se houver;
• relação de procurações e acessos que o contador tinha em nome da empresa.

6. Troque procurações e senhas

O novo contador vai precisar de acesso aos sistemas da Receita Federal, da Prefeitura, do eSocial e, se for o caso, da Secretaria da Fazenda do estado. Na prática:

• Revogue as procurações eletrônicas dadas ao contador antigo (por exemplo, no e-CAC da Receita) e cadastre as do novo.
• Troque senhas e códigos de acesso que estavam com o escritório antigo, como o da prefeitura e o do Simples Nacional.
• Confira o certificado digital. Se ele ficava guardado com o contador anterior, peça a devolução do token ou do arquivo e troque a senha.

Esse passo é sobre segurança, não só sobre burocracia: acesso esquecido na mão de quem já saiu é risco para a empresa.

7. Faça o diagnóstico de entrada

Um bom contador novo não começa só "dando continuidade". Ele confere a situação fiscal (certidões, pendências, parcelamentos), o regime e o anexo do Simples, o pró-labore e a folha. É nesse momento que aparecem erros antigos que dá para corrigir. Para entender como o pró-labore entra nessa revisão, veja Pró-labore e INSS: quanto o sócio paga.

Cuidados com o mês da transição

É no mês da troca que as coisas escapam. Três regras práticas:

1. Defina a competência de corte. Por exemplo: o contador antigo fecha até a competência de setembro, e o novo assume a partir de outubro. Escreva isso no distrato.
2. Lembre que obrigação do mês vence no mês seguinte. A folha e os impostos de setembro são apurados e pagos em outubro. Pela Resolução CFC 1.590/2020 (art. 10), essas obrigações acessórias são do contador que sai, salvo acordo diferente. Se vocês combinarem outra divisão, deixe por escrito.
3. Peça a lista de vencimentos em aberto. Guias e declarações dos próximos 60 dias, com quem vai entregar cada uma.

Uma troca no começo do ano evita que dois escritórios dividam o mesmo exercício, mas não é obrigatória. Qualquer mês funciona quando o corte está bem definido.

Checklist da troca de contador

• Contrato atual lido (aviso prévio e multa)
• Novo contador contratado, com data de início
• Comunicação de saída enviada por escrito
• Distrato assinado, com data de corte e lista de devolução
• Livros, balancetes e arquivos das obrigações recebidos
• Dados da folha e do eSocial recebidos
• Débitos e parcelamentos mapeados
• Procurações antigas revogadas e novas cadastradas
• Senhas e códigos de acesso trocados
• Certificado digital conferido
• Responsável por cada obrigação do mês de transição definido
• Diagnóstico de entrada feito pelo novo contador

Perguntas frequentes

Posso trocar de contador a qualquer momento?

Pode. Não há mês obrigatório para trocar. O que você precisa respeitar é o aviso prévio do contrato atual e definir por escrito a competência de corte, para saber quem entrega as obrigações de cada mês.

O contador antigo pode reter meus documentos?

A Resolução CFC 1.590/2020 determina que o distrato preveja a devolução dos documentos da empresa e a forma e o prazo de devolução de livros e arquivos das obrigações entregues ao Fisco. Se houver pendência de honorários, trate em paralelo e registre tudo por escrito.

Quem entrega as obrigações do mês da troca?

Pela Resolução CFC 1.590/2020, o contador que sai cumpre as obrigações acessórias das competências que ocorreram durante o contrato dele, ainda que vençam depois, salvo acordo em contrário. O ideal é deixar isso escrito no distrato.

Preciso de distrato para trocar de contador?

Sim. O fim do contrato de serviços contábeis exige distrato entre as partes, com a data em que cessa a responsabilidade de cada um. Se não for possível assinar, o contador deve notificar a empresa do fim da relação.

A troca de contador gera custo para a empresa?

Depende do contrato atual, que pode prever multa ou aviso prévio pago. Do lado do novo contador, alguns escritórios cobram pela regularização de pendências encontradas no diagnóstico de entrada. Pergunte isso antes de fechar.

Quer trocar de contador sem parar a empresa?

Cada troca tem um ponto delicado diferente: um parcelamento esquecido, uma folha com eSocial atrasado, um contrato com aviso prévio longo. Em mais de 15 anos em escritório de contabilidade, conduzi muitas transições e sei onde elas costumam travar.

Me conta o regime da empresa, quantos funcionários você tem e o que está te incomodando no atendimento atual. Eu te devolvo o roteiro da troca, com a data de corte sugerida, a lista do que pedir ao contador atual e o que vamos conferir no diagnóstico de entrada. Você fala direto comigo. Atendemos a partir do nosso escritório no Tatuapé, na Zona Leste, e cuidamos da troca de contador de ponta a ponta.

Quero trocar de contador

Fontes

• Resolução CFC 1.590/2020, arts. 2º e 6º a 10 (contrato, distrato, devolução de documentos e obrigações do período): CFC, via CRCMS
• Resolução CFC 1.703/2023 (altera a Resolução CFC 1.590/2020): LegisWeb
• NBC PG 01, Código de Ética Profissional do Contador, itens 4 e 6: CFC

Este conteúdo tem caráter informativo. Não substitui a leitura do seu contrato nem a análise do caso concreto da sua empresa.